Wanneer is maatwerksoftware de investering waard?
Je kunt het ons eigenlijk niet vragen. Wij bouwen maatwerksoftware, dus het antwoord is altijd ja. Toch?
Nee. Wij zien juist vaak dat maatwerk niet de eerste stap moet zijn. Want software op maat is een flinke investering, en die verdien je alleen terug als het probleem groot genoeg is en er geen kleinere oplossing bestaat. In dit artikel lees je hoe wij die afweging maken. Ook als de uitkomst is dat je ons nog niet nodig hebt.
01 / Eerst dit
Vier dingen die je kunt proberen, voordat je laat bouwen.
Veel knelpunten lijken om nieuwe software te vragen, terwijl een kleinere stap genoeg is.
Haal meer uit wat je al hebt
InrichtenVeel pakketten kunnen meer dan je gebruikt. Een middag met iemand die het pakket goed kent, scheelt soms een heel project.
Laat systemen met elkaar praten
KoppelenTypen medewerkers gegevens over van het ene systeem in het andere? Dan is een koppeling vaak genoeg, en die is veel kleiner dan een nieuw systeem.
Kijk eerst naar het proces
VereenvoudigenEen omslachtig proces wordt niet beter als je het automatiseert. Soms blijkt een stap overbodig zodra iemand vraagt waarom hij bestaat.
Zoek naar een standaardpakket
InkopenVoor boekhouding, CRM of roosters is bijna altijd iets te koop. Pas het werk aan het pakket aan, niet andersom, als je proces niet bijzonder is.
Wanneer maatwerk wel logisch wordt.
Er zijn situaties waarin standaardsoftware structureel tekortschiet. Niet één keer, maar elke dag. We zien meestal een of meer van deze signalen:
- Medewerkers houden naast het systeem hun eigen spreadsheets bij, omdat het systeem niet doet wat ze nodig hebben.
- Dezelfde gegevens worden meerdere keren ingevoerd, en daar gaan dingen mis.
- Je manier van werken is juist wat je onderscheidt van concurrenten, en geen pakket ondersteunt die.
- Bij elke groeistap heb je evenveel extra mensen nodig voor de administratie.
- Je wilt klanten iets digitaals bieden dat nog niet bestaat.
Herken je er een of twee? Dan is het tijd om te rekenen.
02 / Rekenvoorbeeld
Wat kost het probleem nu?
Een eenvoudige manier om te beginnen. De getallen zijn een voorbeeld; vul je eigen situatie in.
- Hoeveel medewerkers doen dit werk?
- 5
- Hoeveel uur per week kost het handmatige deel per persoon?
- 4 uur
- Hoeveel werkweken per jaar?
- 46
- Uren per jaar
- 920 uur
- Loonkosten per uur
- € 45
- Kosten van het probleem per jaar
- € 41.400,00
Dat bedrag is je bovengrens. Software die dit probleem oplost, mag over een paar jaar gerekend niet meer kosten dan het probleem zelf. Anders kun je beter doorgaan zoals je nu werkt.
Uren zijn alleen niet het hele verhaal. Fouten kosten ook geld: een verkeerde factuur, een gemiste afspraak, een klant die afhaakt omdat hij drie dagen op antwoord wacht. Die zijn lastiger te tellen, maar vaak groter. En soms gaat het niet om besparen, maar om iets wat je nu niet kunt. Een nieuwe dienst, een nieuwe markt. Dan reken je met wat het oplevert in plaats van wat het bespaart.
De kosten die je niet op de offerte ziet
Eerlijk is eerlijk: maatwerk kost ook geld nadat het af is. Hosting, beveiligingsupdates, kleine aanpassingen als je werkwijze verandert. Reken daar vanaf het begin op [invullen: hoe jullie dit benaderen, bijvoorbeeld een vast onderhoudsbedrag per maand of een percentage van de bouwkosten per jaar].
Het grootste risico zit overigens niet in de kosten. Het zit in software die niemand gebruikt. Daarom beginnen we klein, met een eerste versie die één ding goed doet. Hoe dat werkt, lees je in [Van idee naar MVP](/blog/van-idee-naar-mvp-zo-komen-wij-tot-een-eerste-werkende-versie).
03 / De afweging
Loont maatwerk bij jou?
Maatwerk loont als
- het probleem elke dag terugkomt en veel mensen raakt;
- je de kosten van het probleem in uren of euro's kunt benoemen;
- je werkwijze je onderscheidt en dat ook moet blijven;
- je al hebt geprobeerd te koppelen of beter in te richten;
- je verwacht te groeien en het werk nu meegroeit.
Kies eerst iets anders als
- een standaardpakket het voor tachtig procent goed doet;
- het probleem een paar keer per jaar speelt;
- het proces zelf nog niet duidelijk is;
- er niemand intern tijd heeft om mee te denken en te testen.
Veelgestelde vragen
Wat kost maatwerksoftware gemiddeld?
Een gemiddelde zegt weinig. Een koppeling tussen twee systemen is iets heel anders dan een compleet platform met gebruikers, rollen en dashboards. Een eerste afgebakende versie, zoals een koppeling, dashboard of eenvoudige webapplicatie, begint vaak bij een paar honderd - tot enkele duizenden euro’s. Een uitgebreid platform loopt al snel in de tienduizenden. We delen elk traject op in fases en spreken vooraf een vaste prijs per fase af. Zo weet je altijd wat je krijgt en wat het kost, voordat je verder bouwt.
Kan ik eerst klein beginnen?
Ja, en dat raden we meestal aan. Een eerste versie die één probleem oplost, laat snel zien of de investering loont voordat je verder bouwt.
Wat als ik later toch een standaardpakket wil?
Afspraken over eigendom van code en gegevens leggen we vooraf vast. Je data is van jou en kan mee als je overstapt.
Kunnen jullie helpen met de businesscase?
Ja. In een kort adviestraject zetten we de opties naast elkaar, inclusief de routes waarbij je ons niet nodig hebt.
Twijfel je of maatwerk de juiste route is?
Vertel waar het nu vastloopt. In een eerste gesprek kijken we samen of maatwerk loont, of dat een koppeling of beter ingericht pakket genoeg is.