01 / Gemeenten & overheid
Software voor gemeenten en overheid die werkt voor iedere inwoner.
Inwoners verwachten dat ze zaken online kunnen regelen, net zo makkelijk als bij een webwinkel. Tegelijk gelden er eisen die een commerciële partij niet kent: toegankelijkheid, informatiebeveiliging, privacy en openheid.
Wij bouwen digitale dienstverlening en interne systemen die daaraan voldoen, en die je na de oplevering zelf in de hand houdt.
02 / Herkenbare uitdagingen
Hoge verwachtingen, strenge eisen en een krappe planning.
Een overheidsorganisatie digitaliseert onder andere omstandigheden dan een bedrijf. Er is minder ruimte om te experimenteren, en elke keuze moet uitlegbaar zijn aan inwoners, bestuur en toezichthouders.
Inwoners willen alles online kunnen regelen.
Een aanvraag, een melding of de status van een vergunning. Lukt dat niet makkelijk, dan belt of mailt iemand alsnog, en dat kost je organisatie dubbel werk.
Je zit vast aan een leverancier of een verouderd systeem.
Elke aanpassing duurt lang en kost veel, omdat alleen die ene partij erbij kan. Overstappen voelt als een risico dat niemand durft te nemen.
Toegankelijkheid en privacy zijn geen bijzaak.
Digitale diensten moeten bruikbaar zijn voor iedereen, ook voor wie slechtziend is of een hulpmiddel gebruikt. En gegevens van inwoners vragen om extra zorg.
Er is meer werk dan mensen om het te doen.
De informatievoorziening draait op een kleine bezetting. Vernieuwing moet naast het beheer gebeuren, binnen budgetten die per jaar worden vastgesteld.
03 / Waar we je mee helpen
Van het formulier van de inwoner tot het systeem erachter.
Goede digitale dienstverlening begint bij de inwoner, maar valt of staat met wat erachter gebeurt. Daarom kijken we naar het hele traject, en niet alleen naar het scherm dat iemand ziet.
01
Inwoners en ondernemers
Een inwoner wil een aanvraag doen, een melding maken of weten hoe het met zijn zaak staat. Op een telefoon, tussen andere dingen door, en zonder eerst uit te zoeken welke afdeling erover gaat.
We bouwen portalen en formulieren die zo werken. Duidelijk geschreven, met alleen de vragen die echt nodig zijn, en toegankelijk voor wie een schermlezer of vergroting gebruikt. Zo hoeven minder mensen te bellen om te vragen hoe het ervoor staat.
Aanvragen en meldingen
Slimme formulieren die bekende gegevens alvast invullen en alleen vragen wat nodig is.
Status volgen
Inwoners zien zelf waar hun aanvraag is, zonder te hoeven bellen of mailen.
Toegankelijk voor iedereen
Bruikbaar met toetsenbord, schermlezer en vergroting, ook op een kleine telefoon.
02
Medewerkers
Achter elk online formulier zit een medewerker die de aanvraag afhandelt. Komt die binnen als losse mail met een pdf, dan is er voor de inwoner wel iets digitaal geworden, maar voor de organisatie niet.
We richten de afhandeling zo in dat het systeem het routinewerk doet. Zo gaat de tijd van medewerkers naar de gevallen die echt aandacht vragen.
Op de juiste plek
Aanvragen komen automatisch bij het juiste team terecht, met een duidelijke eigenaar.
Al ingevuld
Gegevens die al bekend zijn, hoeft niemand opnieuw over te typen of te controleren.
Zicht op wachttijd
Een overzicht laat zien welke zaken blijven liggen, voordat een inwoner gaat bellen.
03
Koppelingen en data
Een gemeente werkt met tientallen systemen, en de meeste gegevens bestaan al ergens. Het probleem is dat ze vaak worden overgetypt of gekopieerd naar elk nieuw systeem, met fouten en verouderde kopieën als gevolg.
We koppelen via open standaarden en API's, zodat gegevens bij de bron blijven en worden opgevraagd waar ze nodig zijn. Dat sluit aan bij de gedachte achter Common Ground, en maakt je minder afhankelijk van één leverancier. Een paar voorbeelden van koppelingen die we vaak tegenkomen:
| Systeem | Wat het de inwoner of medewerker oplevert |
|---|---|
| Zaaksysteem | De status van een aanvraag verschijnt automatisch in het portaal |
| Basisregistraties (BRP, BAG, KvK) | Adres- en bedrijfsgegevens zijn vooraf ingevuld en kloppen |
| Documentmanagement | Bijlagen komen direct in het juiste dossier terecht |
| Financieel systeem | Leges en betalingen worden zonder handwerk verwerkt |
04
Veiligheid en privacy
Gegevens van inwoners vragen om extra zorg, en achteraf beveiligen is duurder en minder betrouwbaar dan het meteen goed doen. Daarom regelen we dit vanaf de eerste schets, samen met je CISO en privacy officer.
BIO
De eisen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid stemmen we vooraf af en vertalen we naar concrete maatregelen.
AVG en DPIA
We sluiten een verwerkersovereenkomst en werken mee aan een DPIA als de verwerking daarom vraagt.
Toegang en logging
Medewerkers zien alleen wat ze nodig hebben, en wie wat heeft ingezien of gewijzigd is terug te vinden.
Hosting
In jullie eigen omgeving of bij ons gehost, met de gegevens binnen de EU.
Een goede digitale dienst merk je vooral aan wat er niet gebeurt: geen telefoontje om te vragen hoe het ervoor staat, en geen formulier dat iemand halverwege opgeeft.
04 / Onze aanpak
Van eerste verkenning tot beheer.
We beginnen klein en maken pas groter wat bewezen werkt. Zo blijft het risico overzichtelijk, en kun je elke stap uitleggen aan bestuur en organisatie.
- 01
De vraag scherp krijgen
We praten met de mensen die het werk doen en met inwoners die de dienst gebruiken. Daarna weet je wat het probleem is, en wat een oplossing ongeveer vraagt.
Verkennen - 02
Klein bewijzen
Een eerste werkende versie voor één dienst, één team of één wijk. Echte gebruikers testen mee, zodat je op ervaring beslist en niet op een plan.
Pilot - 03
Gefaseerd uitbreiden
Wat werkt, bouwen we verder uit in korte rondes. Elke ronde levert iets bruikbaars op, en je stuurt bij voordat het duur wordt.
Realisatie - 04
Overdragen of samen doorontwikkelen
Met documentatie en kennisoverdracht kan je eigen team het beheer overnemen. Of we blijven betrokken bij updates en doorontwikkeling.
Beheer
05 / Waarom TokoWorks?
Open, overdraagbaar én zonder afhankelijkheid.
Een overheid moet kunnen wisselen van leverancier en verantwoording kunnen afleggen over wat er gebouwd is. Daar houden we vanaf het begin rekening mee.
De code is van jullie
Broncode, data en documentatie zijn eigendom van je organisatie. Afspraken over eigendom en overdracht leggen we vooraf vast.
Open standaarden
We koppelen via gedocumenteerde API's en gangbare standaarden, zodat een andere partij of je eigen team er later mee verder kan.
Toegankelijk vanaf het ontwerp
We bouwen volgens de WCAG-richtlijnen en testen met schermlezers en toetsenbord, in plaats van toegankelijkheid achteraf te repareren.
Je praat met de makers
Geen accountmanager ertussen. Je bespreekt keuzes rechtstreeks met de mensen die ze uitvoeren, wat de lijnen kort houdt.
06 / Goed om te weten
Vragen die publieke instanties ons stellen.
Over toegankelijkheid, informatiebeveiliging, hosting en afhankelijkheid. Staat je vraag er niet bij, stuur dan een bericht.
Voldoet wat jullie bouwen aan de toegankelijkheidseisen?
We ontwerpen en bouwen volgens de WCAG-richtlijnen die voor overheden gelden, en testen met schermlezers en toetsenbordbediening. Een externe toegankelijkheidsaudit en de toegankelijkheidsverklaring regelen we samen met jullie.
Hoe gaan jullie om met de BIO en de AVG?
We stemmen de eisen vooraf af met je CISO en privacy officer. Toegangsbeheer, logging en dataopslag regelen we vanaf het begin, we sluiten een verwerkersovereenkomst en werken mee aan een DPIA als dat nodig is.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Dat bepalen we samen. In jullie eigen omgeving, of bij ons gehost. In beide gevallen kunnen de gegevens binnen de EU blijven.
Kunnen jullie koppelen met ons zaaksysteem en de basisregistraties?
Als die systemen een API of een andere betrouwbare koppelmogelijkheid bieden, meestal wel. We onderzoeken vooraf welke gegevens beschikbaar zijn en welke afspraken daarvoor gelden.
Zitten we daarna aan jullie vast?
Nee. De code, documentatie en data zijn van jullie, en we werken met open standaarden. Een eigen team of andere partij kan het overnemen, en we helpen bij die overdracht.